Guide de la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel

par | Nov 17, 2022 | Appels d'offres

Cahier des charges fonctionnel

La rédaction du cahier des charges fonctionnel est une étape cruciale dans la gestion du projet. Entamer un nouveau projet requiert une certaine organisation pour le mener à bon terme et le réussir.

Bien définir les objectifs, avoir plusieurs stratégies, mettre en place les ressources , agir, ajuster et réctifier de temps à autre pour mieux faire, c’est à partir de ce document que l’on optimise la performance des actions que l’on va entreprendre.

Ce document permet de formaliser vos objectifs et de définir de manière précise les caractéristiques ainsi que les résultats attendus. Il contient également toutes les ressources à disposition et définit les contraintes à considérer afin de mener à bien le projet.

Découvrez dans ce guide les rôles du cahier des charges fonctionnel et comment le rédiger.

Rediger un cahier des charges fonctionnel

Qu’est-ce qu’un cahier des charges fonctionnel ?

C’est un document complet que le chef de projet délivre vers la fin de la phase de lancement d’un produit ou d’un service.

Il présente de manière détaillée les caractéristiques, les spécifications ainsi que les contraintes d’un produit, d’un service, d’une prestation intellectuelle ou encore d’un système d’informations. Il met aussi en évidence les attentes auxquelles un produit ou un service doit répondre.

C’est un document référence qui permet aux demandeurs de spécifier leurs attentes vis-à-vis des fournisseurs ou des producteurs.

Il accompagne ainsi le projet tout au long de son exécution afin que ces spécifications soient respectées.

Toutefois, le CFF ne contient pas d’informations relatives à la manière dont le produit sera réalisé ou dont le service sera délivré. Il doit être rédigé en suivant certaines normes que nous allons détailler un peu plus loin.

Les rôles d’un document de spécifications fonctionnelles

Les spécifications fonctionnelles sont primordiales lorsque les négociations entre un vendeur (entreprise, e-commerçant etc.) et un fournisseur commencent.

Le cahier des charges va permettre à ces acteurs de se mettre d’accord sur le projet. S’il est bien rédigé, aucune ambiguïté ne sera possible et la réussite du projet sera assurée.

Le CFF donne également un aperçu des éventuels coûts du projet.

Ce qui vous permet d’établir un budget prévisionnel pour le projet.

Ce document donne aussi la possibilité de proposer de nombreuses solutions afin de répondre à un même besoin, puis de les comparer pour finalement décider sur la meilleure alternative à choisir.

Parmi les rôles d’un document de specs fonctionnelles c’est aussi de faciliter le suivi et l’évaluation des résultats escomptés en se basant sur les références qu’il spécifie.

Grâce à ce cahier, les fournisseurs disposent d’une large marge de manœuvre pour proposer des solutions qu’ils jugent pertinentes pour la conception du produit et la réussite du projet en général.

Enfin, le CFF donne un aperçu global du profil de chaque intervenant dans le projet. Il contient aussi le planning global à respecter pour la réussite de celui-ci.

Les spécifications fonctionnelles détaillées ne sont pas toutefois réalisées dans le but d’apporter des solutions. C’est un document informatif qui fait office de guide pour tous les intervenants du projet.

Qui rédige le cahier des charges fonctionnel ?

Généralement, ce rôle est attribué au chef de projet. Cependant, il est aussi possible de le confier à un prestataire externe dont l’avantage est le gain de temps bien que cela puisse revenir plus cher.

Quelles sont les différences entre les spécifications fonctionnelles et les spécifications techniques ?

Il ne faut pas confondre ces deux types de documents. Les spécifications fonctionnelles décrivent de manière précise les besoins auxquels doit répondre le produit ou le service. En revanche, un cahier des charges techniques spécifie des solutions détaillées sur la réalisation du produit ou sur la mise en place du service.

Méthodologie de l’établissement des spécifications fonctionnelles

Maintenant, la question qui se pose est comment réaliser un cahier des charges fonctionnel. La rédaction de ce document découle en réalité de quelques études préalables que vous devrez réaliser avant même de lancer votre produit ou votre service.

L’étude d’opportunité

Devant être réalisée au préalable avant tout lancement de produit et avant l’élaboration d’un cahier des charges, l’étude d’opportunité est un document élaboré visant à définir la viabilité d’un investissement sur le marché.

C’est ce document qui va établir les éléments nécessaires sur lesquels on doit se baser pour déterminer si le projet est bien fondé ou non. Il regroupe des informations sur les besoins de l’entreprise, la situation actuelle et définit les critères d’évaluation du projet.

L’étude de faisabilité

La rédaction d’un cahier des charges fonctionnel doit aussi se baser sur une étude de faisabilité préalable de votre projet. Celle-ci doit déterminer si le projet est faisable avec les ressources financières et humaines dont vous disposez.

Elle doit aussi donner une réponse claire et précise sur la possibilité de réussite du projet avec l’environnement politique et concurrentiel où votre entreprise vit.

Enfin, elle doit permettre de savoir si les exigences de vos clients sont couvertes. L’étude de faisabilité donne également la possibilité d’anticiper les délais du projet et d’estimer les coûts de celui-ci.

L’AFB ou l’analyse fonctionnelle du besoin

L’analyse fonctionnelle du besoin est une étape cruciale avant le lancement d’un projet. Elle se concentre uniquement sur les fonctions d’un produit ou d’un service.

Pendant cette étude, on établit les résultats escomptés à l’issue du projet.

Les points de vue des différents intervenants sont aussi sollicités et examinés. Enfin, elle permet de se projeter sur les différents stades de cycle de vie du projet.

L’expression fonctionnelle du besoin ou l’EFB

Une fois l’AFB réalisée, on passe à la rédaction de l’EFB qui est la suite logique de l’analyse fonctionnelle du besoin. Dans ce document, il convient de structurer de manière logique les informations recueillies de l’AFB afin de prendre la meilleure décision.

C’est dans cette étape que l’on commence aussi à concevoir le produit en fonction des besoins sur le marché. L’EFB va permettre de suivre de manière régulière le processus de réalisation du produit en référence aux besoins des clients.

La rédaction d’un cahier des charges fonctionnel en pratique

Une fois les 4 étapes citées ci-dessus franchies, on passe maintenant au vif du sujet : comment rédiger un cahier des charges fonctionnel ?

Rédiger le cahier des charges fonctionnel

La présentation du contexte du projet

La première étape de la rédaction est la présentation du contexte du projet. Ainsi, le chef de projet qui est chargé de la conception du cahier va informer les différents intervenants du projet sur celui-ci. Les informations seront plus ou moins détaillées en fonction des profils des intervenants. Si ce sont des participants internes qui travaillent dans la même organisation, on n’a pas besoin de trop détailler le projet.

Dans le cas contraire où les acteurs proviennent de l’extérieur, il convient de développer de manière précise le projet et ses tenants et aboutissants. Dans ce cas, le chef de projet donnera aussi des informations sur l’activité générale de l’entreprise tout en se focalisant sur le service qui est chargé du projet et tous ceux qui y participeront.

Les différents intervenants doivent être identifiés et affichés dans le cahier pour que les communications et les interactions entre eux soient plus fluides et productives.

Vient ensuite l’étape où le chef de projet doit piocher dans l’environnement concurrentiel et identifier les différents concurrents du projet ou de l’entreprise en général. Cette étape permet de mieux observer le milieu où va se développer le projet. Grâce à cela, il est aussi possible d’améliorer le produit ou le service si besoin est.

Enfin, il convient de définir dans ce document quelle est la cible principale du projet et quelles sont ses caractéristiques. Le but étant de pouvoir atteindre les objectifs du projet. Cette partie peut être basée sur les études préalables que nous avons énumérées plus haut à l’instar de l’étude d’opportunité ou encore de l’étude de faisabilité.

Définir de manière précise les spécifications fonctionnelles

La deuxième étape après l’établissement du contexte du projet, c’est la définition des besoins auxquels le produit ou le service du projet doivent répondre. Chaque spécificité que doit avoir celui-ci doit être énoncée.

Ce peut être les fonctionnalités diverses que doit avoir un site web ou encore la compatibilité de celui-ci avec les autres appareils.

C’est à partir de la définition de ces besoins que la réalisation du projet va être structurée. La rédaction de cette partie doit donc être réalisée soigneusement. Soyez clair et concis et veillez à ce que les résultats attendus soient précis, raisonnables et sans ambigüité.

Il existe différentes méthodes pour établir ces besoins à savoir la bête à corne ou encore le diagramme de la pieuvre. En bref, les spécifications fonctionnelles comprennent des fonctions principales qui, à leur tour, sont décomposées en sous-fonctions répondant à un besoin bien précis.

Définir les résultats attendus

Dans cette partie, le chef de projet est en charge de la rédaction du cahier des charges , il spécifie ses attentes par rapport au produit ou au service. Les résultats escomptés sont identifiés et précisés dans le document.

Notez qu’il ne s’agit pas de rédiger les manières à mettre en œuvre pour y arriver, seuls les résultats doivent être exposés dans le document. Ces attentes peuvent être relatives à des aspects techniques, mais aussi fonctionnels du produit ou du service.

Déterminer les contraintes du projet

Les contraintes du projet englobent différents aspects. Elles peuvent être temporelles, budgétaires ou encore légales. Afin de bien mener le projet, il convient de spécifier celles-ci dans le cahier des charges.

Les contraintes techniques reflètent les choix de l’entreprise au niveau de la technicité utilisée sur le long terme. Pour ce qui est des contraintes légales, elles seront normalement cadrées par le service juridique de l’entreprise.

Les contraintes temporelles vont définir les différentes phases du projet ainsi que leur durée dans le temps. Elles fixent également la date de livraison escomptée et peuvent prévoir une pénalité du prestataire dans le cas où celui-ci n’arrive pas à la respecter sans motifs valables.

Les contraintes budgétaires sont relatives aux dépenses rattachées au projet. Le document affichera en détail la répartition du budget en fonction des différents postes de dépenses.

Enfin, il peut aussi avoir des contraintes graphiques en fonction du type de projet mis en œuvre. Celles-ci sont plutôt faites pour les projets faisant intervenir des conceptions graphiques comme la création d’un site web ou encore la conception de supports marketing de type flyers.

Faire une liste des ressources nécessaires

La liste des ressources nécessaires au fonctionnement du projet est incontournable dans la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel. Celles-ci seront divisées en deux parties entre autres les ressources à disposition ainsi que les ressources à mobiliser.

Les premières figurent déjà parmi les ressources à la disposition de l’entreprise et qui peuvent être utilisées. Les deuxièmes sont celles que l’on doit encore créer afin de mener à bien le projet.

Cette liste dépend du projet ainsi que des résultats escomptés à l’issu de celui-ci. On comptera donc les ressources matérielles, humaines, mais aussi les compétences des membres de l’équipe impliquée dans le projet.

Déterminer un deadline clair et réaliste

Un projet passera par différentes phases avant d’arriver à un deadline que le chef de projet aura fixé d’avance dans le cahier des charges.

La définition de délais à chaque étape du développement du projet est primordiale pour garantir sa réussite. Elle est aussi nécessaire pour que chaque participant ait une idée de l’organisation qu’il doit adopter afin de finir les opérations dans les temps.

Le diagramme de Gantt est un des outils les plus recommandés pour dispatcher les tâches, identifier les participants qui doivent intervenir tout au long du projet. La méthode de Gantt présente un avantage indéniable dans la mesure où elle permet de superposer les tâches pour gagner du temps.

Toutefois, peu importe les éventuelles contraintes temporelles, il faut toujours rester réaliste quant à la fixation du deadline

Contrôlez et gérez vos contrats

Comment faire les spécifications fonctionnelles sur la forme ?

Pour une bonne lisibilité, les spécifications fonctionnelles doivent répondre aux critères suivants :

  Concis : ce document se doit d’être concis. De ce fait, il faut privilégier les phrases moins compliquées et de préférence courtes sans ambiguïté. Vous pouvez au préalable fixer un nombre de mots et essayer de le respecter.

  La simplicité avant tout : il faut éviter d’employer des phrases complexes ou des termes trop techniques qui pourraient être difficilement assimilés par les participants au projet.

  Planifié : présentez un document bien structuré et basé sur un plan bien précis. Soignez le, car de lui dépendra la réussite du projet.

Les normes qui régissent le cahier des charges fonctionnel

La norme AFNOR NF X50-151 a longtemps encadré la rédaction du cahier des charges fonctionnel. Que ce soit pour un projet industriel ou informatique, on pouvait prendre référence sur cette norme. En 2013, elle a été remplacée par la norme NF EN 16271 mentionnant les étapes de la réalisation du document de A à Z.

Il faut savoir que cette norme cadre également la mise en œuvre de l’Analyse Fonctionnelle ainsi que l’Expression Fonctionnelle du Besoin. Cette norme prône aussi toutes les exigences auxquelles les intervenants du projet doivent se soumettre.

Plan type

Voici un exemple type d’un plan de CFF bien structuré suivant les normes actuelles de la conception d’un tel document.

1) Présentation générale du projet

1.1 Le projet

Présentation du projet en général, de ses objectifs, de sa faisabilité ainsi que des éventuels retours sur investissement attendus.

1.2 Le contexte

Présentation générale de l’entreprise, présentation des autres projets en cours s’il y en a, présentation des participants concernés par le projet, éventuelles études menées sur le projet.

1.3 Énoncé du besoin

Mention des résultats finaux escomptés et de la manière dont le produit ou le service répondra aux besoins du marché.

1.4 Présentation de l’environnement du produit

Entre autres les intervenants du projet, les matériels et matériaux à disposition, les contraintes environnementales, les équipements.

Personnes, équipements, matériaux, contraintes de l’environnement, caractéristiques de chaque élément.

2) Expression fonctionnelle du besoin

2.1 Les fonctions du produit ou du service

Mention des fonctions principales et complémentaires du produit ou du service, mention des différentes contraintes qui peuvent être des obstacles à la réalisation de celui-ci.

2.2 Les critères d’appréciation

Préciser les critères qui vont déterminer les évaluations des propositions.

2.3 Les contraintes

Mentionner ici les différentes contraintes auxquelles le projet est soumis entre autres les contraintes budgétaires, temporelles, graphiques etc.

3) L’enveloppe budgétaire du projet

Dans cette partie, tous les aspects budgétaires seront mentionnés selon chaque poste de dépense. Toutefois, ils resteront confidentiels et ne seront partagés par le chef de projet que pour les acteurs habilités à disposer de telles informations.

4) Délais

Fixer les délais pour chaque phase du projet et fixer aussi un délai final de réalisation.

Un exemple de cahier des charges fonctionnel par BME pour externaliser vos achats de classe C

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous serez toujours confronté à des achats auprès de fournisseurs dans votre domaine. BME vous facilite la tâche en vous proposant de vous accompagner pendant tout le processus d’achats.

Les procédures d’externalisation s’accompagnent d’un cahier des charges dont BME vous délivre afin que vous puissiez facilement effectuer vos achats s’accordant le plus à vos attentes. Les spécifications fonctionnelles ou cahier des charges vous aident à mieux exprimer vos besoins, à détailler les tenants et les aboutissants de votre projet d’achats de produits ou services selon les spécificités de vos besoins.

Vous n’aurez pas à le rédiger vous-même. BME, en plus de s’occuper de toutes les procédures par rapport aux achats, met à votre disposition le cahier des charges fonctionnel que vous aurez juste à remplir. C’est un élément crucial pour négocier auprès des fournisseurs.

À lire sur notre blog

Packages annuaire fournisseurs B2B pour les vendeurs

Packages annuaire fournisseurs B2B pour les vendeurs

Optimiser votre présence grâce à l'annuaire fournisseurs B2B de Sourcing ForceSourcing Force propose des packages à forte valeur ajoutée supplémentaires pour les vendeurs en vue d’optimiser la création de listes personnalisées sur l’annuaire fournisseurs B2B de...

lire plus
L’analyse de la dépense achat

L’analyse de la dépense achat

Sourcing Force, une solution eAchatSourcing Force est une solution d’analyse de la dépense évolutive, flexible et sécurisée, offrant aux services achats une meilleure visibilité sur les dépenses à l’échelle de l’entreprise. Sourcing Force offre aux gestionnaires et...

lire plus

Par Olivier Audino, le 17/11/2022

Mentions légales

Share This