Quelles dépenses éligibles à l’e-Procurement ?

Lorsqu’on estime le Retour sur Investissement (ROI) découlant de la mise en œuvre d’une solution e-procurement, il est important de reconnaître que certaines dépenses d’une organisation ne peuvent pas être éligibles à un processus dématérialisé. Il est néanmoins important d’analyser toutes les dépenses non-adressables afin de les intégrer au moins partiellement dans la solution e-procurement.

1. Achats – Hors-Catalogues

Certains achats, comme les prestations de services, ne peuvent pas être catalogués de façon simple. Cela ne signifie pas que ses dépenses ne peuvent pas être saisies dans la solution e-procurement, car il est possible de configurer des processus pour que l’on capture toutes les dépenses. Une telle configuration améliorera grandement la qualité de l’information et appuiera une stratégie achat efficace.

2. Contrats à long terme

Dans d’autres cas, l’organisation peut avoir contractualisé sur des dépenses ne nécessitant pas de Demandes d’Achats ou de Commandes. C’est le cas par exemple de l’électricité, des Mutuelles de santés ou des taxes. Il est néanmoins important de récupérer l’information sur ces dépenses dans votre solution e-procurement.

3. Contraintes

Il est important de prendre en compte les autres projets informatiques en cours (ERP notamment). Ces facteurs peuvent avoir une incidence importante sur le montant des dépenses qui pourraient être engendrées, et donc sur les bénéfices qui pourraient découler d’une solution e-procurement.

Bénéfices de l’e-procurement : liste non-exhaustive

1. Avantages du e-procurement au niveau transactionnel

L’e-procurement permet de digitaliser tout le processus Procure-to-Pay. Un exemple typique de solution transactionnelle en ligne permet de sélectionner des articles à partir de catalogues pré-sourcés puis soumis pour approbation électronique. Cette solution est ensuite reliée au système ERP pour la saisie, paiement des factures et la collecte des informations comptables.

Le traitement électronique (y compris l’automatisation des achats avec des P-card / Cartes bancaires) permet de gagner beaucoup de temps et d’efficacité grâce à :

  • des processus globaux et automatisés intégrant les meilleures pratiques et éliminant les activités inutiles ;
  • la relation en ligne avec les fournisseurs qui accélère les cycles d’approvisionnement et facilite l’amélioration du rendement des fournisseurs ;
  • une plus grande précision des données, ce qui minimise les inexactitudes dans les commandes et constitue la base essentielle d’une meilleure gestion par la mesure et l’analyse.

2. Avantages du e-procurement en matière de conformité

Dans de nombreux cas au sein d’une organisation, la conformité et les achats sauvages constituent un problème important – non pas parce-que les employés achètent délibérément en dehors des règles, mais plutôt par manque de sensibilisation. L’e-procurement s’attaque à ce problème au moyen d’outils tels que les e-catalogues et les processus de transactions et d’approbation des commandes. La conformité sera assurée grâce à :

  • un processus de demande d’achat simple et rapide comprenant une interface conviviale et des e-Catalogues pré-sourcés adaptés aux besoins internes ;
  • un processus et des outils d’approvisionnement normalisés, ainsi que de l’information facilement accessible ;
  • un seul système d’e-procurement, seule solution d’achat disponible pour l’entreprise.

3. Avantages du e-procurement par rapport à l’information

Le fait que les informations clés (centre de coûts, codes marchandises, classification Achats etc.) soient codifiées réduit considérablement les erreurs de saisie et fournit des données très détaillées et facilement accessibles. Une mise en œuvre réussie d’une solution e-procurement fournira une information détaillée et de haute qualité et éliminera la dissémination des données et leurs consolidations.

4. Avantages du e-procurement sur les prix

La capacité de prouver à vos fournisseurs que vous utilisez une solution e-procurement pour vous assurer que vos collaborateurs respectent la Politique Achat améliorera votre capacité à négocier des prix à la baisse. Cela vous permet :

  • une meilleure saisie et, par conséquent, une plus grande fiabilité de l’information sur les dépenses ;
  • une confiance accrue dans le fait que les volumes de dépenses convergent vers les fournisseurs Panels permet d’obtenir des réductions et des rabais sur les prix en fonction du volume.

5. Avantages du e-procurement liés aux paiements

Le bon fonctionnement des quatre premiers avantages permet le paiement à temps des factures. Cela comprend la capacité de mieux contrôler le flux de trésorerie de l’entreprise et de gérer efficacement le paiement des fournisseurs grâce à des processus d’approvisionnement plus rationalisés qui fournissent des renseignements plus exacts au service comptable. Parmi les avantages potentiels, mentionnons la réduction de la main-d’œuvre (un avantage  » Tangibles  » seulement si les améliorations entraînent une réduction du nombre d’employés) et la réduction des dépenses d’affranchissement et de papiers.

Au cours des négociations, l’Acheteur peut garantir de manière plus crédible au fournisseur un niveau de paiement rapide et à temps, ce qui n’était pas possible avant l’e-procurement. De plus, les avantages de la facturation électronique (e-Invoicing) sont souvent sous-évalués et ignorés.

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