Durant sa vie de consultant Achat, Olivier Audino a croisé beaucoup d’organisations Achats. Il a vécu les balbutiements des premiers e-Catalogues, considérés à l’époque comme de « simples tableurs Excel » selon l’expression d’un dirigeant d’une PME de fournitures de bureau. Olivier audino a établi une liste de 10 bonnes pratiques pour démontrer la valeur ajoutée d’un approvisionnement automatisé grâce aux e-Catalogues.

1) Une sélection adéquate

Les e-Catalogues ne doivent contenir que ce qui intéresse le business du client sauf instruction contraire expresse (on ne mélange pas les fournitures de bureau avec des cuisines par exemple). Un système de recherche, de filtrage et d’export doit permettre de ne retenir que les articles désirés par le client … sans pousser à la consommation.

2) Un Pricing précis

Parfois, il est compliqué de calculer un prix à cause de divers rabais consentis sur tels ou tels produits. Un tri des produits achetés le plus fréquemment, des packages, des offres personnalisées, des options de configuration sont autant de « plus » indispensables pour gagner et conserver la confiance du client interne, surtout dans le cas de produits/services complexes.

3) Des conventions de nommages

Des conventions de nommages  cohérentes facilitent la sélection par le client interne dans une liste dense d’articles.

4) Les descriptions détaillées

Les descriptions détaillées permettent d’enrichir les bases de données : il faut exploiter au maximum les possibilités offertes par les champs à remplir et par exemple éviter les accumulations d’acronymes. Une démarche à mettre en œuvre en début de projet car chronophage et coûteuse.

5) La granularité et la précision

La granularité et la précision des conventions de codage UNSPSC ou eClass permet une gestion beaucoup plus fine des sous-catégories de produits et services.

6) Fournir une image de qualité professionnelle

Fournir une image de qualité professionnelle de chaque produit : un atout définitivement vendeur ! Et c’est encore mieux si la solution e-Achat permet d’en intégrer plusieurs.

7) Des unités de mesures

Des unités de mesures (ANSI, UNUOM) pertinentes pour le client et que l’on peut charger automatiquement.

8) Les numéros de pièces détachées

Les numéros de pièces détachées exportés doivent faciliter le traitement des bons de commande dans les e-Catalogues, attention aux correspondances !

9) Des fichiers formatés

Des fichiers formatés correctement (XLS, XLSX vs, CSV, XML, CIF, encodage UTF8, etc.) et sans troncature pour un traitement optimisé dans la solution e-Achat.

10) Automatiser

Automatiser les mises à jour de façon simple.