Souvent, les petites et moyennes entreprises (PME), voire les entreprise de taille intermédiaire (ETI) estiment qu’elles n’ont pas les moyens d’avoir recours à l’externalisation des achats, que l’usage d’une solution e-Achats performante reste l’apanage des grands comptes. Excel leur fournit une réponse suffisante, bien que peu pratique. Elles oublient que bon nombre d’Achats Spots – des dépenses ponctuelles voire sauvages – ne sont pas maîtrisés, faute de suivi.

Et si ces PME / ETI avaient la possibilité de se connecter à des e-catalogues de fournisseurs au sein d’une même solution e-Achats en mode punch-out ou hébergé ? Et si les places de marché intégraient des e-catalogues complémentaires et externes de type CdiscountPro ou Amazon Business (plusieurs millions de références produits) ?

Malheureusement, aucun de ces prestataires externes n’a une vision « business achats » car ils ne prennent pas en considération l’intégration dans l’ERP maison (parfois plusieurs ERP…), par exemple. Les achats hors-catalogues (services, voyages, régularisation, comptoirs) ou bien la notion de circuit de validation, d’imputation comptable ou encore de suivi budgétaire ne sont pas non plus considérés…

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La solution e-Achat : un reporting précis et un prévisionnel facilité

C’est ce qui fait défaut à beaucoup d’entreprises : un accès unique à une large gamme de produits ou de services, une facture mensuelle unique pour l’ensemble des achats passés en ligne… Autant dire faciliter la vie de l’entreprise tout en lui permettant de mieux contrôler ses dépenses. L’objectif est qu’elle puisse se concentrer sur son métier, tout en réalisant des économies.

Comment ? En ayant une meilleure vue globale de ses achats, en les maîtrisant grâce à des tarifs négociés, grâce à un abonnement – ce qui facilite leur prévisionnel – sur lequel un pourcentage est appliqué, largement compensé par les réductions de coûts réalisées avec les partenaires fournisseurs.

La solution e-Achats permet un reporting précis sur toutes les dépenses, la Direction Générale ou Achat pourra déclencher des négociations avec certains fournisseurs notamment en cas de récurrences d’achats sur une catégorie. Dans ce cas, le flux financier externe ne sera plus traité par la solution e-Achat externe. L’entreprise réglera uniquement l’abonnement et poursuivra la transaction via son ERP interne.

Bénéfices d’une solution e-achats pour une PME industrielle

Une PME se doit de se focaliser sur son métier, sur son développement commercial et la vente. Or, elle doit faire face à une grosse épine : la gestion de sa partie comptable, très chronophage, qui freine son business. Gérer les notes de frais, la facturation, les négociations auprès des fournisseurs, les paiements à effectuer en devises étrangères, en cartes bancaires, chèques etc., tout ceci représente un coût non négligeable, à la fois financier et humain : une ou plusieurs ressources sont mobilisées en interne (assistante comptable/approvisionnement) et en externe (cabinet comptable).

 

achats PME

En externalisant tout ou partie de ses achats, on peut réellement parler de « conciergerie Achat » car les solutions offertes permettent le suivi d’achats non-récurrents, sans valeur stratégique pour le business. L’entreprise se décharge donc de tâches chronophages du point de vue administratif et en termes de ressources humaines, préférant externaliser ses achats et générer des économies d’échelles.

Le fait de disposer d’un point d’entrée unique pour ses achats et approvisionnements en mode externalisé libère des ressources administratives et permet à l’entreprise de se concentrer sur son cœur business et d’y concentrer des investissements à plus forte valeur ajoutée. Le fait d’avoir une facture mensuelle quelques soit la typologie d’achat permet de réduire considérablement à la fois les frais comptables et la gestion administrative : plus de factures papier multiples à trier.

La solution e-Achats Sourcing Force est totalement adaptable et flexible : elle propose une facturation à la demande, l’entreprise n’est facturée que sur sa consommation réelle et peut donc anticiper et planifier ses dépenses très finement. Très utile car, en moyenne, le coût de passation d’une commande pour une entreprise est d’environ 120 € ! Le chiffre peut atteindre les 200 à 250 € de frais administratifs pour les entreprises qui en sont restées au papier, et descendre à 70 ou 80 € pour les championnes de la digitalisation et de l’optimisation achats.

Ce que disent les clients de Sourcing Force : « Notre centrale d’achat externalisée, Sourcing Force, nous permet d’avoir une gestion des achats déléguée et une seule facture mensuelle, c’est quand même une sacrée contrainte en moins pour une PME telle que la nôtre ! ».

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S’en remettre aux gens du métier pour l’externalisation des Achats

Nombre de PME et ETI doivent effectuer des sourcings ponctuels sur des produits en France ou à l’étranger via un portage financier par exemple. Or, des solutions digitales tout à fait adaptées techniquement et financièrement aux besoins des entreprises permettent de faciliter la transition numérique. L’externalisation achats apporte en effet de nombreux avantages allant bien au-delà d’un travail administratif. En effet, les organisations gagnent en maturité sur leur sourcing.

Ce type de démarche est particulièrement utile en milieu industriel. Prenons par exemple le cas d’un laboratoire pharmaceutique client de Sourcing Force : un écran de contrôle sur la ligne de production à rendu l’âme et donc interrompu la fabrication. Or, le modèle d’écran est obsolète. L’externalisation des Achats auprès de spécialistes a permis de trouver un produit dans le Michigan (USA) et de le rapatrier sous 72 heures ! De l’avis du client : « L’externalisation des Achats permet à l’organisation de se décharger du « fardeau » du sourcing – on ne trouve pas le type de produits recherchés sur Amazon – de sous-traiter la qualification technique, et d’éviter de mobiliser des ressources en interne pour les utiliser au meilleur endroit ».

Par-delà le recours à l’outil informatique, il est nécessaire de s’assurer que les fonctionnalités proposées intègrent des compétences achats susceptibles d’offrir un accompagnement spécifique, voire sur-mesure, surtout lorsqu’il est question d’achats à l’étranger. Une solide connaissance des technologies métiers s’avère cruciale, par exemple dans le cas du laboratoire cité précédemment pour gérer des produits hors-catalogues. Or un éditeur ne connaît pas toutes ces arcanes. À terme, c’est ce qui permettra d’optimiser les processus de traitements administratifs, mais surtout de dynamiser le workflow de production de l’organisation.

In fine, les entreprises réaliseront des gains productivités important mais aussi des économies substantielles qu’elles n’auraient jamais eu le temps d’activer avec leurs propres ressources.

Pourquoi choisir une solution Source-to-Pay ?

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