Optimiser votre gestion du temps

par | Externalisation des Achats

Comment optimiser votre gestion du temps ?
10 étapes pour optimiser votre gestion du temps dès aujourd’hui.

Vous rêvez de faire plus de choses en moins de temps ?

1ère étape – Établissez une liste de tâches. Le cerveau n’est pas fait pour emmagasiner un grand nombre d’informations. Il est impossible de retenir tout ce que vous avez à faire.

2ème étape – Déterminez l’échéance pour chacune de vos tâches.

3ème étape – L’une de vos tâches quotidiennes sera « d’effectuer des tâches non planifiées »

4ème étape – Imposez-vous une limite de temps pour chaque tâche. Déterminez le temps que vous consacrerez quotidiennement à l’exécution des tâches non planifiées. Cela vous aidera à optimiser votre gestion du temps

5ème étape – Planifiez vos tâches. Utilisez un calendrier ou un agenda, notez les jours et les horaires qui seront dédiés à la réalisation de chaque tâche. Assurez-vous de bien planifier en cohérence avec vos échéances.
Fixez des priorités pour les tâches sans échéance, afin de les exécuter à un moment qui n’interférera pas avec vos échéances.

6ème étape – Effectuez vos tâches conformément au planning. Cochez les tâches au fur et à mesure que vous les achevez. Mettez un « X » pour celles qui sont annulées.

7ème étape – Evitez les interruptions. Les interruptions peuvent doubler le temps nécessaire à l’accomplissement du travail. Quand c’est possible, éliminez plusieurs choses moins urgentes (comme vérifier vos mails). Ne vous interrompez pas en plein milieu d’un travail si cela n’est pas prévu ou s’il n’y a pas d’urgence.

8ème étape – Utilisez efficacement les créneaux disponibles. Si vous n’avez qu’une quinzaine de minutes avant votre prochaine réunion ou votre déjeuner, employez-vous à de menus travaux au lieu de commencer de gros projets. Utilisez ce temps pour boucler les tâches moins importantes telles que rappeler quelqu’un, répondre aux mails, ou toute autre tâche de courte durée.

9ème étape – Ajoutez judicieusement les tâches à votre liste. Plutôt que de commencer les nouvelles tâches immédiatement, planifiez-les, en gardant bien à l’esprit les priorités et les échéances de vos autres tâches. Adaptez votre agenda afin de pouvoir respecter toutes vos échéances.

10ème étape – Clôturez votre liste à la fin de la journée. Marquez d’une flèche toutes les tâches que vous n’avez pas eues le temps d’effectuer dans la journée et reportez-les à la liste du lendemain. A la fin de votre journée, toutes les tâches de votre liste doivent être cochées ou marquées d’une flèche.

Si vous adoptez cette méthode, respectez les 10 étapes ci-dessus pour planifier votre travail quotidien et pour gérer votre agenda des prochains jours. Evaluer en permanence la pertinence de cette méthode. Et soyez toujours à la recherche de meilleures techniques pour optimiser votre gestion du temps. Bonne chance !!

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