Qu’est ce qu’un ERP ? La définition

par 05/02/2020E-procurement, Procure-to-Pay0 commentaires

Qu’est ce qu’un ERP ?

Les systèmes ERP transforment, intègrent et font évoluer les entreprises.

Lorsque vous recherchez “ERP” sur Internet, la quantité d’informations qui en résulte peut être écrasante, sans parler de certaines confusions.

Chaque site Web semble avoir sa propre définition d’ERP, et une implémentation d’ERP peut varier considérablement d’une entreprise à l’autre.

Ces différences, cependant, soulignent la flexibilité qui peut faire de l’ERP un outil commercial extrêmement puissant.

ERP définition Sourcing Force


Pour mieux comprendre comment les solutions ERP peuvent transformer votre entreprise, nous allons définir ce qu’est réellement un ERP et comment il fonctionne.

Voici une brève introduction à l’ERP et pourquoi il paraît être si souvent au coeur des conversations d’entreprises.

ERP intègre des processus à travers les fonctions métier

ERP est un acronyme anglais pour “Enterprise Resource Planning”, mais même son nom complet ne donne pas beaucoup plus de lumière sur ce qu’est un ERP ou ce qu’il fait.

Pour mieux comprendre, vous devez prendre du recul et penser à tous les différents processus qui sont essentiels au fonctionnement d’une entreprise, y compris la gestion des stocks et des commandes, la comptabilité, les ressources humaines, la gestion de la relation client (CRM) et au-delà.

À son niveau le plus élémentaire, le logiciel ERP intègre ces différentes fonctions dans un système holistique pour rationaliser les processus et les informations dans l’ensemble de l’organisation.

La caractéristique centrale de tous les systèmes ERP est une base de données partagée qui prend en charge plusieurs fonctions utilisées par différentes unités commerciales.

En pratique, cela signifie que les employés de différentes divisions, par exemple la comptabilité, la direction achats et les ventes, peuvent s’appuyer sur les mêmes informations pour leurs besoins spécifiques.

Nous avons réalisé une enquête auprès de 100 responsables achats interrogés sur l’utilisation qu’ils font des ERP ou logiciels e-achats en interne dans leur quotidien d’acheteurs.

Je vous propose de parcourir leurs réponses au fur et à mesure que nous avancerons dans cet article.

Enquête sur l'utilisation des ERP

Enquête réalisée par TPN Procurement Network – Sponsorisé par Sourcing Force

Nous noterons ici la popularité déjà importante de l’ERP dans les moeurs d’entreprises, mais tout de même avec 31% d’entre elles qui basculent entre une utilisation occasionnelle ou inexistante.

ERP synchronise les rapports et l’automatisation

Le logiciel ERP offre également un certain degré de rapports et d’automatisation synchronisés.

Au lieu de forcer les employés à maintenir des bases de données et des feuilles de calcul distinctes qui doivent être fusionnées manuellement pour générer des rapports, certaines solutions ERP permettent au personnel d’extraire des rapports complet du système.

Par exemple, avec les commandes clients entrant automatiquement dans le système financier sans recomposition manuelle, le service de gestion des commandes peut traiter les commandes plus rapidement et avec plus de précision et le service financier peut boucler le bilan plus rapidement.

 

D’autres fonctionnalités ERP courantes incluent un portail ou un tableau de bord pour permettre aux employés de comprendre rapidement les performances de l’entreprise sur des mesures clés.

En revanche les solutions e-Achat sont souvent plus appréciées en interne pour favoriser l’extraction de données et rationaliser le tout sur des interfaces plus épurées.

Enquête ERP définition Sourcing Force

Un résumé historique de l’ERP

Le terme ERP a été inventé en 1990 par Gartner, mais ses origines remontent aux années 60.

À l’époque, le concept s’appliquait à la gestion et au contrôle des stocks dans le secteur manufacturier.

Les ingénieurs logiciels ont créé des programmes pour surveiller les stocks, réconcilier la balance comptable et créer des rapports sur les états actuels des données.

Dans les années 70, cela avait évolué vers des systèmes de planification des besoins en matériaux pour planifier les processus de production.

Dans les années 80, ce système s’est développé pour englober davantage de processus de fabrication, ce qui a incité beaucoup de gens à l’appeler MRP, “material requirement planning” (MRP) en anglais ou en français, “planification des besoins en composant”.

En 90, ces systèmes se sont largement étendus au-delà du contrôle des stocks et d’autres processus opérationnels à d’autres fonctions de back-office comme la comptabilité et les ressources humaines, ouvrant la voie à l’ERP tel que nous l’avons appris.

Aujourd’hui, l’ERP s’est étendu pour englober l’intelligence commercial tout en gérant les fonctions de “front-office” telles que l’automatisation des forces de vente et des processus Achats, l’automatisation du marketing et le commerce électronique.

Avec l’avancée technologique et la réussite globale provenant de ces systèmes, les entreprises de divers industries allant de la distribution de gros au commerce électronique, utilisent maintenant des solutions ERP.

De plus, même si le «E» dans ERP signifie «entreprise», les entreprises à forte croissance et de taille moyenne adoptent maintenant rapidement et de plus en plus des systèmes ERP.

Les solutions SaaS (Software-as-a-Service), également appelées “cloud computing”, ont contribué à alimenter cette croissance.

Les solutions basées sur le cloud rendent non seulement les logiciels ERP plus abordables, mais elles facilitent également la mise en œuvre et la gestion de ces systèmes.

Peut-être plus important encore, l’ERP cloud permet la création de rapports en temps réel, ce qui les rend encore plus précieux pour les cadres et le personnel à la recherche de visibilité sur les données de l’entreprise.

En conséquence, des entreprises de toutes tailles et d’un large éventail d’industries passent aux systèmes ERP dans le cloud.

Il serait donc difficile de ne pas considérer les avantages de l’ERP considérant sa popularité et son utilisation croissante qui continue d’évoluer au fil des années.

Les avantages de l’ERP pour l’entreprise

À la base, l’ERP aide les employés à faire leur travail plus efficacement en supprimant les barrières entre les unités commerciales.

Plus précisément, une solution ERP :

  • Donne une vue globale et en temps réel des données qui peut permettre aux entreprises de répondre aux préoccupations de manière proactive et ainsi générer des améliorations rapidement.
  • Améliore la conformité financière aux normes réglementaires et réduit les risques.
  • Automatise les opérations commerciales de base, la prise de commande et les processus d’approvisionnement.
  • Améliore le service client en fournissant une source unique pour la facturation et le suivi des relations.

Lorsque vous additionnez ces avantages, la valeur de l’ERP, en particulier l’ERP dans le cloud, est claire.

En revanche, beaucoup d’entreprises aujourd’hui fonctionnent toujours sur des installations ERP “On-premise” (ou “sur site”) qui sont tout l’inverse du cloud. Les mises-à-jour et la flexibilité de changement est extrêmement peu modulable et difficile pour ce genre d’ERP (et souvent très coûteuse). 

ERP - La définition par Sourcing Force

A l’inverse, Sourcing Force permet par exemple grâce à une solution totalement hébergée dans le cloud, de réduire considérablement les coûts de mise à jours (elles sont gratuites !) et d’augmenter la vitesse des transactions et de captation des données de façon considérable. Sourcing Force se place ainsi au niveau des ERP de “classe mondiale”, mais sans les contraintes d’engagement et déploiement.

Avec une solution ERP, les employés ont accès à des informations précises qui leur permettent de prendre de meilleures décisions plus rapidement.

Non seulement cela, mais le logiciel ERP aide à éliminer les processus et les systèmes redondants, ce qui réduit considérablement le coût global de l’activité.

Pensez à tous les processus essentiels nécessaires au fonctionnement d’une entreprise :

Finance, RH, manufacture / fabrication, chaîne d’approvisionnement, services, approvisionnement, etc… À son niveau le plus élémentaire, l’ERP intègre ces processus dans un système unique.

Récapitulatif de l'enquête menée par Sourcing Force concernant les ERP

Mais les nouveaux systèmes ERP sont tout sauf basiques.

Ils utilisent les dernières technologies – telles que l’apprentissage automatique et l’Intelligence Artificielle (IA) – pour fournir l’intelligence, la visibilité et l’efficacité dans tous les aspects d’une entreprise.

Vous voulez prendre la main sur l’automatisation de vos achats ? Essayez Sourcing Force, nous pouvons vous montrer les modules qui correspondent à vos besoins !

 

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Par Ben C, le 05/02/2020

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