Comment utiliser ce quiz
Répondez « oui » seulement si la règle est documentée, comprise par les personnes concernées et vérifiable dans les pratiques. Une intention non déployée vaut « en partie ». Demandez à trois profils de répondre séparément — achats, finance et métier — puis comparez les écarts.
Attribuez 2 points à « oui », 1 point à « en partie » et 0 point à « non ». Le score n’est pas un audit de conformité ; il sert à repérer les sujets où une clarification, un outil ou une décision de gouvernance est nécessaire.
Les 12 questions du diagnostic
- Périmètre. Les catégories, entités et types de dépenses couverts sont-ils explicitement définis ?
- Responsabilités. Sait-on qui peut demander, approuver, négocier, signer, commander et réceptionner ?
- Seuils. Les niveaux de consultation et d’autorisation sont-ils lisibles et à jour ?
- Canaux. Les utilisateurs savent-ils quand employer un catalogue, un contrat, une carte ou une demande libre ?
- Fournisseurs. Les conditions d’entrée, de modification et de sortie du panel sont-elles connues ?
- Conflits d’intérêts. Les déclarations, cadeaux et invitations font-ils l’objet de règles et d’une escalade ?
- Concurrence. Les dérogations à la mise en concurrence sont-elles justifiées et conservées ?
- Contrats. Les pouvoirs de signature, versions et échéances sont-ils maîtrisés ?
- Budget. L’engagement est-il contrôlé avant l’envoi de la commande ?
- Réception. Le service fait et les écarts sont-ils enregistrés par un acteur responsable ?
- Données. Les décisions et transactions peuvent-elles être analysées par fournisseur et catégorie ?
- Pilotage. Les exceptions déclenchent-elles une action, un responsable et une échéance ?
Interpréter le résultat
Le score global masque parfois un point critique. Une absence de pouvoir de signature, de contrôle fournisseur ou de séparation des tâches doit être traitée même si les autres réponses sont positives. Classez les écarts selon leur impact et leur fréquence.
| Score | Lecture | Priorité |
|---|---|---|
| 20 à 24 | Politique structurée | Vérifier l’adoption réelle, les exceptions et la mise à jour. |
| 13 à 19 | Cadre partiellement opérationnel | Traiter les écarts de réponse et simplifier les règles ambiguës. |
| 0 à 12 | Politique peu actionnable | Clarifier responsabilités, seuils et canaux avant d’ajouter de nouveaux contrôles. |
Transformer les réponses en plan d’action
- Choisissez trois écarts maximum pour le premier cycle.
- Décrivez le comportement attendu et l’acteur concerné, sans jargon juridique inutile.
- Modifiez le parcours : formulaire, catalogue, aide contextuelle, approbation ou contrôle.
- Communiquez par scénario avec des exemples concrets et un point de contact.
- Mesurez le taux de conformité, les exceptions, le délai et les retours utilisateurs.
Questions fréquentes
À quelle fréquence revoir la politique d’achat ?
Prévoyez une revue régulière et une mise à jour après tout changement important d’organisation, de seuil, de réglementation, de système ou de risque fournisseur.
Faut-il une politique très détaillée ?
Le document peut rester concis si les procédures et aides opérationnelles sont accessibles. Le bon niveau permet de décider sans créer une règle différente pour chaque cas.