Traiter une commande hors process
De la réquisition au paiement, ces repères de coût donnent un écart de 101 € par commande avec une gestion adaptée.
Source : Mastercard (repères communiqués).
Analyse et reporting du tail spend
Analysez vos dépenses achats.
Décidez où agir.
Reliez les dépenses, les fournisseurs et l’activité à vos priorités. Sourcing Force propose des tableaux de bord personnalisés et des KPI pour piloter le périmètre d’achats suivi.
DépensesQue pèse chaque périmètre ?
FournisseursOù se concentre la dispersion ?
CommandesQuelle activité faut-il traiter ?
ActionsQuel parcours privilégier ?
Repères du marché
Le coût caché des achats ponctuels.
Des transactions hors politique achats
Un enjeu de conformité et de visibilité sur un volume de tail spend estimé à 300 milliards d’euros pour les entreprises européennes.
Sources : McKinsey et Mastercard (repères communiqués).
Des fournisseurs utilisés moins de cinq fois
Le référencement coûte de 200 à 500 €, puis la maintenance annuelle de 70 à 200 € par fournisseur.
Sources : McKinsey et Mastercard (repères communiqués).
Ces repères sectoriels ne représentent pas des résultats clients de Buy Made Easy.
Un fournisseur ponctuel n’a pas sa place dans votre ERP.
Sourcing Force + Buy Made Easy
Rendre visibles les achats dispersés.
Un tableau de dépenses incomplet ne permet pas de distinguer les commandes coûteuses à traiter des besoins réellement récurrents.
Sourcing Force réunit les flux d’achats ponctuels pour relier demandes, fournisseurs et suivi des dépenses dans un même espace.
L’activité confiée à Buy Made Easy, fournisseur unique, se suit par famille et par site sans perdre la lecture des opérations sous-jacentes.
Dans Sourcing Force
Lire la cartographie des achats.
Exemple interactif
Explorez une cartographie des achats.
Ce rapport de démonstration présente les dépenses par région, fournisseur et famille, puis un plan d’économies. Les valeurs affichées appartiennent à l’exemple et ne décrivent pas les performances de votre organisation.
Le rapport est hébergé par Google et se charge à votre demande. Une connexion Internet est nécessaire.
Définition
L’analyse des dépenses achats.
Du constat à la décision.
L’analyse des dépenses achats consiste à rassembler et organiser les données d’achat pour comprendre ce qui est acheté, auprès de qui, par quelles entités et sur quelle période. Elle sert à choisir des actions, puis à suivre leurs effets.
Le tail spend, un périmètre à rendre visible
Le tail spend désigne les dépenses dispersées qui bénéficient de moins de pilotage. Il recoupe souvent la classe C, sans se confondre avec elle. Son analyse rapproche la valeur achetée du nombre d’opérations, des fournisseurs et des besoins des sites.
Une petite dépense peut concerner un besoin critique. Le montant aide à segmenter ; il ne suffit pas à décider du niveau de contrôle.
Revoir le repère ABC ↗De la donnée à la décision
Lire le tail spend
en quatre temps.
Commencez sur une période et un périmètre explicites. La qualité des données et les règles de classement doivent rester lisibles.
- 01 → COLLECTE
Délimiter
Rassembler les données disponibles : fournisseurs, commandes, montants, devises, catégories et sites. Identifier les données absentes et les règles de rapprochement.
- 02 → CLASSIFICATION
Organiser
Harmoniser les libellés et rattacher les achats aux catégories convenues. Conserver la donnée d’origine et faire vérifier les cas ambigus.
- 03 → ANALYSE
Mettre en perspective
Comparer dépenses et activité par fournisseur, catégorie ou entité. Lire les écarts sur un périmètre comparable et tenir compte des besoins critiques.
- 04 → ACTION
Choisir et suivre
Orienter un besoin récurrent vers un catalogue, mieux encadrer les demandes ou étudier une externalisation. Nommer un responsable et un indicateur de suivi.
Un écran existant
Des indicateurs réunis
pour lire l’activité.
Le tableau de bord présenté dans l’offre BME rassemble montant des achats, commandes, commissions, nouveaux fournisseurs et listes de fournisseurs ou commandes.
Des KPI orientés décision
Choisissez la question,
puis l’indicateur.
Les tableaux de bord et KPI personnalisés font partie des capacités déclarées de Sourcing Force. Leur définition se construit avec vos équipes.
| Question achats | Lecture proposée | Décision possible |
|---|---|---|
| Où se disperse la dépense ? | Dépense et nombre de commandes par fournisseur et catégorie. | Repérer les familles à regrouper ou à mieux encadrer. |
| Quels besoins se répètent ? | Récurrence des articles, des demandes ou des fournisseurs, selon les données disponibles. | Étudier un catalogue ou un parcours récurrent. |
| Où se situe la charge ? | Nombre d’opérations, demandes en attente et temps de traitement lorsqu’ils sont mesurés. | Revoir une étape ou le périmètre confié à un opérateur. |
| L’action change-t-elle les usages ? | Comparaison avant/après sur une même période de référence et un périmètre comparable. | Poursuivre, ajuster ou arrêter l’action documentée. |
Qualité des données
Une classification que l’on peut expliquer.
Les usages envisagés de nettoyage et de classification automatisés doivent s’appuyer sur un référentiel explicite. Garder les catégories d’origine, documenter les règles et vérifier les cas ambigus permet de comprendre les regroupements proposés.
Les montants en devises, avoirs et doublons ne se traitent pas par une règle implicite. Définissez ce que mesure chaque indicateur et conservez les limites du jeu de données.
Articulation avec votre SI
Le système maître reste votre référence
Centres de coûts, projets et catégories proviennent du cadre défini avec le client. Les données configurées ou échangées par API alimentent le périmètre convenu ; leur fréquence de mise à jour et leur sens d’échange doivent être précisés.
Sourcing Force complète votre ERP/S2P. L’analyse éclaire les décisions ; elle ne déplace pas la responsabilité des règles, validations, engagements et commandes.
Cadrer l’intégration ERP achats ↗Passer à l’action
Un constat doit ouvrir un parcours.
Catalogues fournisseurs et achats récurrents ↗Catalogues hébergés et PunchOutExternaliser les achats indirects confiés ↗Périmètre de service BMEOrganiser les achats MRO des sites ↗Achats MRO et maintenance des sites
Le diagnostic Tail Spend gratuit permet d’aborder le périmètre, les données disponibles et les priorités de traitement. Préparez une période d’analyse et quelques situations concrètes.
Préparer votre projet
Les questions de mise en œuvre.
Quelles données préparer pour une première analyse ?
Choisissez une période et un périmètre, puis rassemblez les identifiants fournisseurs, dates, montants, devises, catégories et sites disponibles. Précisez les règles de prise en compte des avoirs et les données manquantes. Un premier diagnostic peut commencer sur un périmètre limité, sans prétendre couvrir toutes les dépenses.
Comment traiter une catégorie incertaine ou un doublon fournisseur ?
Conservez la trace de la donnée d’origine, proposez un rapprochement ou une catégorie, puis faites vérifier les cas ambigus par la personne responsable du référentiel. Une règle de classification doit être documentée avant d’être appliquée à l’ensemble du périmètre.
Un indicateur du tableau de bord suffit-il à prouver une économie ?
Non. Un montant d’achat ou un nombre de commandes décrit une activité. Pour mesurer une économie, il faut une situation de référence, un périmètre comparable et une méthode qui distingue prix d’achat, temps de traitement et coûts de service. Aucun gain universel n’est attribué au seul module analytique.
Votre prochain pas
Faites de la place
aux achats qui comptent.
Parlons de vos achats de classe C et de votre organisation.
Demandez votre diagnostic gratuit.