Décrire les besoins
Précisez le format, les prestations incluses, les participants et les conditions pratiques. Un lieu, un équipement ou un service complémentaire doivent être associés à l’usage attendu et à un responsable du besoin.
VOTRE PÉRIMÈTRE ACHATS
Les achats événementiels et déplacements professionnels.
Un calendrier partagé, un périmètre clair.
Les besoins d’un événement ou d’un déplacement réunissent souvent plusieurs prestations. Décrivez ce qui est attendu, les personnes concernées et les dates utiles pour préparer les offres et les validations.
Démo ciblée · Diagnostic gratuit · Prix sur devis
UNE PRÉPARATION COMMUNE
- Besoin & participants
- Offres & conditions
- Validation & réalisation
Sourcing Force + Buy Made Easy
Un parcours commun pour les voyages et événements.
Hôtels, salles, transports et prestations MICE génèrent des réservations fragmentées, parfois engagées hors du circuit achats.
Sourcing Force centralise les demandes de déplacements professionnels et d’événementiel avec leurs dates, budgets et validations.
Buy Made Easy devient le fournisseur unique des achats externalisés et coordonne les fournisseurs de voyage et d’accueil.
Le point de départ
Cadrer les achats événementiels et déplacements professionnels.
Le dossier rapproche l’objectif, le nombre de participants, les lieux, les dates et les prestations nécessaires. Les équipes doivent savoir qui décide du contenu, qui examine les conditions proposées et qui constate la réalisation. Ces repères facilitent les échanges entre organisateur, achats et fournisseurs.
Les achats de classe C peuvent inclure des prestations ponctuelles autour d’un événement ou de déplacements. La dispersion des offres et les changements de participants créent des reprises. Un périmètre explicite permet de suivre ce qui a été demandé, proposé et finalement retenu.
Les informations qui comptent
Hôtels, voyages et MICE : préparer le besoin.
Examiner les conditions
Rapprochez les dates, les options, les modalités de modification et les éléments de prix. Les personnes compétentes examinent les conditions de l’offre dans le cadre fixé par l’entreprise avant de l’engager.
Coordonner les changements
Une nouvelle date, un participant supplémentaire ou un changement de périmètre doivent être clarifiés. Identifiez la personne qui autorise la modification et les informations nécessaires au fournisseur pour poursuivre le traitement.
Un portail, plusieurs parcours
Communiquez et voyagez sans tâches administratives
Énergie
Les interventions sur des sites éloignés multiplient les commandes urgentes, les petites fournitures et les fournisseurs locaux.
Découvrir le parcours →
Bâtiment et services techniques
Les achats au comptoir et les besoins imprévus peuvent partir avant que le chantier, le budget et les pièces soient correctement identifiés.
Découvrir le parcours →
Industrie
Une pièce manquante, un consommable ou une intervention locale peut mobiliser plusieurs équipes pour une seule commande.
Découvrir le parcours →Un parcours explicite
Le circuit des achats événementiels et déplacements.
Les informations circulent. Les responsabilités restent identifiées.
- 01
Rassembler
Préparer l’objectif, les lieux, les dates, les participants et les prestations attendues.
- 02
Consulter
Demander des offres portant sur un périmètre comparable et des conditions explicites.
- 03
Valider
Examiner budget, conditions et changements selon les règles de l’entreprise.
- 04
Constater
Rapprocher les prestations réalisées du dossier retenu avec le responsable concerné.
ERP / S2P du clientSystème maître des règles, validations, engagements et commandes.
Votre système achats, enrichi
Centraliser les flux : Voyages et événementiel.
Votre ERP / S2P
Référentiels, budgets, validations et engagements restent dans votre cadre de gestion.
Vos sites et vos demandeurs suivent un même parcours.
Le portail des achats ponctuels
Demandes · devis · catalogues · assistance d’intelligence artificielle · suivi
Buy Made Easy · Fournisseur uniqueExternalisation et suivi actif des opérations confiées.
Vos fournisseurs spécialisés
- Hôtels et transports
- Salles et prestations MICE
- Accueil et événementiel
Référentiels vers le portail · Demandes et paniers vers le circuit achats · Statuts et pièces de suivi partagés
Une grille de préparation
Une grille pour les conditions de déplacement et d’événement.
| Repère | Information à conserver | Interlocuteur |
|---|---|---|
| Calendrier | Dates et contraintes des participants | Organisateur |
| Périmètre | Prestations et options retenues | Responsable du besoin |
| Conditions | Modalités proposées et changements | Achats et personnes compétentes |
| Réalisation | Éléments constatés et écarts | Responsable désigné |
Mettre le parcours en situation
Un événement dont le nombre de participants évolue.
L’organisateur prépare une offre pour un groupe puis doit ajuster la capacité. Le dossier rapproche la version initiale, le changement et les conditions proposées. L’approbateur examine l’ajustement avant engagement ; les responsables de réalisation disposent ensuite du périmètre effectivement retenu.
Votre premier périmètre
Préparer un dossier que les équipes pourront reprendre.
Choisissez une opération passée pour repérer les points où les informations ont changé : participants, dates, services ou interlocuteurs. Une revue du dossier montre ce qui doit être consigné pour qu’un autre membre de l’équipe comprenne les décisions et les suites attendues.
Sourcing Force structure les demandes et les échanges fournisseurs. BME intervient sur les opérations d’externalisation confiées. L’ERP/S2P reste maître des règles, validations, engagements et commandes. La politique de déplacement et les décisions sur les prestations restent celles de votre organisation.
Le diagnostic gratuit aide à situer les achats de classe C occasionnels et les reprises administratives. La démonstration suit la préparation du dossier et son circuit ; le choix des prestataires et les conditions de leur intervention sont examinés dans ce cadre.
Préparer votre projet
Les questions de mise en œuvre.
Quel dossier apporter pour préparer la démonstration ?
Un besoin anonymisé avec dates, prestations, proposition fournisseur et exemple de changement permet de décrire le parcours et les informations nécessaires aux décisions.
Comment traiter une modification de date ou de participants ?
Conservez la demande initiale, précisez le changement et faites examiner les conditions proposées. Identifiez le responsable qui peut autoriser la suite dans le cadre de l’entreprise.
La politique voyage de l’entreprise reste-t-elle applicable ?
Oui. Les demandes et les prestations sont examinées selon les règles du client. L’organisation précise les approbateurs, les exceptions et les informations à conserver dans le dossier.
Votre prochain pas
Faites de la place
aux achats qui comptent.
Parlons de vos achats de classe C et de votre organisation.
Demandez votre diagnostic gratuit.