Achats + DSI
Sourcing Force est l’application tierce spécialisée dans les achats de classe C et le tail spend. Votre ERP ou S2P reste le système maître des règles, validations, engagements et commandes.
Sourcing Force + Buy Made Easy
Les petits fournisseurs et les achats hors catalogue multiplient les interfaces manuelles et les ressaisies.
Sourcing Force joue le rôle d’application spécialisée entre les demandes terrain, les fournisseurs et votre ERP/S2P maître.
Le schéma peut associer Buy Made Easy comme fournisseur unique pour consolider le volet commercial des transactions confiées.
Le point de départ
L’intégration ERP achats organise les échanges nécessaires entre l’application spécialisée et le système de gestion du client. Elle précise les objets, leur origine, les droits et le traitement des écarts. Son périmètre dépend du parcours retenu et de l’environnement existant.
Commencez par une situation identifiable : préparer une demande issue d’un devis, retourner un panier dans le circuit achats ou exploiter un référentiel client. Déterminez ensuite quelle information est nécessaire à chaque étape, sans présumer qu’un même échange couvre tous les objets.
Les achats définissent les règles métier ; la DSI et les responsables applicatifs qualifient les contraintes du système. Sourcing Force complète ce dispositif. BME Consulting intervient sur les services opérationnels confiés, lorsque cette option est retenue.
Schéma de cadrage fonctionnel
Chaque échange relie un objet métier, un système de référence et un destinataire. Les achats et la DSI organisent ensemble ce parcours.
Référentiels retenus →Du système maître vers la configuration ou le flux convenu
← Demande ou panier préparéVers le circuit de validation du client
Statuts : sens à définirPour chaque objet, sa source et son destinataire
Achats indirects · données structurées · suiviUne donnée de suivi ne constitue pas, à elle seule, un engagement ou une commande. Les événements qui déclenchent ces actes restent déterminés par les règles du client et son système maître.
La matrice de flux
| Objet | Responsabilité de référence | Décision de cadrage |
|---|---|---|
| Centres de coûts, projets, catégories | Référentiels du client ; configuration ou API selon le périmètre. | Identifiants, champs utiles, droits, mise à jour et gestion des valeurs inactives. |
| Demande ou panier | Préparation dans le parcours spécialisé ; validation dans le circuit client. | Données transmises, pièces jointes, point de retour et identification de la demande. |
| Commande et réception | ERP/S2P maître pour l’engagement et la commande ; responsabilités de réception du client. | Informations nécessaires au suivi et responsable de chaque événement. |
| Facture et statut de paiement | Règles financières et système du client ; suivi distinct de l’exécution bancaire. | Informations autorisées, origine du statut et traitement d’un écart. |
Une fiche par échange précise le format, la fréquence, les erreurs, les droits et la procédure de reprise. Elle donne aux achats et à la DSI un cadre opérationnel commun.
Vos outils, un parcours relié
Reliez les achats indirects du périmètre confié à votre environnement achats et financier.
ERP · finance · suites achats
Vos équipes gardent leur environnement de travail. Le parcours classe C s’organise autour de vos règles et de vos données.
Choisir le mode d’échange
Le PunchOut organise un accès à l’offre et le retour du panier dans le parcours convenu. Examinez les modalités cXML ou OCI pertinentes pour l’environnement, sans les confondre avec une synchronisation de tout le cycle achats.
Comprendre le parcours catalogue PunchOut ↗Les objets retenus peuvent appeler un échange par API ou fichier. Le format, les champs, le rythme et les droits doivent être explicités pour le scénario choisi. Le rythme et le sens des échanges suivent les besoins opérationnels du parcours.
Certains échanges opérationnels s’organisent par portail ou email. Distinguez la communication avec les intervenants du transfert de données dans le système maître, afin de conserver une responsabilité lisible.
PunchOut, API et fichiers structurés répondent à des besoins différents. Choisissez le mode d’échange à partir du parcours utilisateur, des données nécessaires et des règles du système maître.
Préparer une recette utile
Choisissez un parcours, un périmètre de données et les interlocuteurs habilités. Identifiez les systèmes de référence et les conditions d’accès.
Établissez le dictionnaire des champs et les correspondances. Précisez les identifiants, les pièces autorisées et la responsabilité de correction.
Préparez des exemples anonymisés : demande complète, donnée manquante, valeur inconnue, doublon et rejet. Vérifiez la reprise et la traçabilité attendues.
Consignez ce qui a été testé, les écarts et le périmètre accepté. Rattachez chaque résultat au scénario et au flux concernés.
Un exemple documenté
Depuis 2021, le dispositif du siège d’Accor relie la sélection des références catalogue au système de commande. L’enjeu côté intégration est de conserver les informations du panier dans le parcours retenu et de coordonner les échanges avec le service d’externalisation.
Lire le récit BME ↗Logiciel et services
Sourcing Force structure les parcours et leur suivi. BME Consulting fournit les prestations d’externalisation. Les deux peuvent être associés ou utilisés séparément ; l’intégration ne transfère pas, à elle seule, les responsabilités du client.
Externalisation BME : définir les responsabilités ↗Pour commencer par les besoins achats, le diagnostic Tail Spend gratuit peut compléter le cadrage. Pour examiner l’application avec votre DSI, demandez une démo sur un scénario identifié.
Préparer votre projet
Pas nécessairement. Définissez d’abord les objets utiles, leur système maître et le sens de chaque échange. Une synchronisation bidirectionnelle ne se présume pas : elle doit correspondre à un besoin et à un scénario documenté.
Le responsable désigné dans la matrice de flux intervient selon l’origine de la donnée et le motif du rejet. Le projet doit préciser où corriger la valeur, qui relance le traitement et comment conserver une trace de la reprise.
Les achats définissent le parcours, les règles et les informations utiles. La DSI organise les objets échangés, les accès et leur traitement. Une matrice commune relie chaque donnée à son système maître, son destinataire et son responsable.
Votre prochain pas
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