Les équipes achats sont confrontées à deux objectifs très différents : la nécessité d’améliorer l’efficacité et réaliser des réductions sur les prix d’achats.  Pour ça il y a la mise en place d’outil d’e-procurement, mais la maîtrise des nouvelles technologies numériques est indispensable.

Il y a chez les acheteurs un vrai intérêt pour ces outils mais leurs gains peuvent rester assez abstraits. La question est de savoir si la mise en place d’une solution digitale aide à gagner en productivité, en simplicité et surtout quel est le ROI dégagé.

Les questions à se poser avant la mise en place d’un logiciel e-procurement

Les principales questions sont parfois très opérationnelles :

  • Quelles sont les tâches qui sont automatisables et jusqu’à quel point ?
  • Doit-on inclure les services transversaux de l’entreprise dans la digitalisation ?
  • De quelles ressources internes ai-je besoin pour mener à bien le projet ?
  • Mes équipes sont-elles prêtes à accepter le changement ?

Parfois très technologiques :

  • Qu’est-ce que l’intelligence artificielle (IA) et comment l’approvisionnement peut-il tirer parti de cette technologie ?
  • Qu’est-ce que l’automatisation robotique des processus (APR) et remplacera-t-elle la majorité des tâches transactionnelles et opérationnelles ?
  • Qui sont les leaders en matière d’habilitation numérique ?

Mais les questions essentielles sont :

  • Quels sont aujourd’hui mes tâches chronophages à faible valeur ajoutée ?
  • Ces tâches sont-elles critiques ?
  • Des outils sont-ils capables de les supprimer ? Lesquels ?
  • Comment un outil peut m’aider à également améliorer mes processus ?

Nous avons identifié quatre piliers en matière d’approvisionnement : l’anticipation, l’analyse, la réactivité et la collaboration.

Prendre en main la digitalisation des achats

digitalisation achatsLa notion de digitalisation n’est pas identifiée comme un objectif de premier plan pour les responsables des achats. Au contraire, si la digitalisation fait partie des questions que l’acheteur doit se poser, en soi, la numérisation n’est qu’un outil qui permet d’améliorer l’efficacité de ces équipes. Dans ce contexte, la digitalisation n’est pas une course effrénée vers la mise en place d’outil, mais plutôt une sélection de technologies qui aideront la plupart les équipes à atteindre leurs objectifs.

Pour aborder le sujet de la digitalisation des achats nous avons puisé dans notre expérience d’acheteur, d’éditeur et de société de conseil. Nous accompagnons chaque année des dizaines d’entreprise sur ce sujet dans le but d’améliorer l’efficacité de leurs équipes achats. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec de nombreuses sociétés (ROCHE, LEM, EIMI, BECKER, ROLLS ROYCE…) pour maîtriser l’impact de la numérisation sur leurs achats. Il en ressort que les nouvelles technologies sont les nouveaux fondamentaux des activités opérationnelles. Elles sont une des premières sources de gain de productivité lorsqu’elles sont alignées sur des stratégies fonctionnelles et organisationnelles.

Bien que l’acheteur soit chargé au quotidien d’utiliser ou de mettre en place un large éventail de nouvelles technologies, il doit aussi continuer à se concentrer sur ses missions traditionnelles et est souvent submergé. Cela explique malheureusement que les équipes achats prennent rarement une position de leader en ce qui concerne le choix des outils. Notre expérience montre que la plupart des acheteurs ne sont pas préparés ou ont adopté une approche passive à l’égard de la digitalisation des achats, les projets sont souvent imposés par la direction et vécus comme une contrainte. Pourtant, le numérique influe sur tous les domaines des achats, tant matériels, qu’immatériels, y compris les négociations avec les fournisseurs. Les acheteurs ont donc un rôle décisif à jouer dans le développement de la transformation digitale des entreprises.

Automatisation des processus achats et suppression des taches à faible valeurs ajoutée

Les solutions e-procurement, les robots, l’IA (intelligence artificielle), le Big Data, sont les principaux domaines du numérique qui ont un impact considérable sur l’acheteur. Leur rôle est de remplacer les humains pour les tâches répétitives et «ennuyeuses» (processus appelé automatisation des achats).

L’essentiel est d’analyser la manière dont la mise en place d’un outil e-procurement peut avoir une influence positive sur l’environnement d’approvisionnement, en modifiant la réactivité d’une entreprise et, de manière significative, l’ensemble de son organisation achat.

Les solutions e-procurement peuvent aider les achats à accroître la collaboration interne, faciliter l’analyse et leur engagement en utilisant un portefeuille d’outils tout au long de la chaîne de valeur des achats, y compris la planification, l’approvisionnement, la gestion des contrats, la livraison des commandes, le contrôle des paiements et la gestion des fournisseurs.

Choix d’une solution e-procurement

choix solution e-procurementSi chacune des problématiques doit être résolue séparément et à des moments différents il est indispensable d’avoir une vision général du processus, choisir un éditeur qui répond à mes besoins aujourd’hui mais aussi ceux de demain ou ceux que je n’avais pas identifiés. Une approche adéquate de la digitalisation des achats dans la stratégie est nécessaire pour assurer le succès global. La même solution e-procurement doit pouvoir fournir une base de données sur les fournisseurs et de la gestion des dépenses, en plus de contenir des renseignements clés sur les fournisseurs et d’être une plateforme de dépôt électronique des documents et des contrats.

Toutes ces installations coûtent de l’argent et une analyse de rentabilité claire doit être faite pour choisir la meilleure solution e-procurement. Dans la plupart des cas, il est assez clair que des économies sont possibles mais toutes les solutions n’amènent pas le même ROI. Bien cadrer le coût, éviter les développements spécifiques sans fin et surtout éviter de reproduire des usines à gaz sont les facteurs clés de succès.

Il est payant pour les entreprises d’investir dans la mise en place d’une solution e-procurement, car cet investissement permettra d’accroître l’efficacité des achats. La réduction à long terme des coûts permettra aux entreprises d’affecter leurs ressources sur des missions plus stratégiques. Les avantages de l’e-procurement sont directement visibles sur le résultat net notamment la réduction des coûts, l’efficacité des processus, le contrôle des dépenses et la conformité. Dans un milieu concurrentiel les entreprises qui ne prendront pas le virage technologique à temps se mettront en danger, c’est pourquoi l’acheteur à une obligation vis-à-vis de son entreprise d’être pro-actif sur ce sujet.

Plus d’information sur l’automatisation des achats

 

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