La réalisation d’économies dans l’e-procurement est désormais incontestable. L’analyse du retour sur investissement (ROI) d’une solution e-procurement repose sur des réductions annuelles des prix d’achat et des économies résultant de la baisse des coûts de processus. Toutefois, l’analyse de rentabilité n’est que le début de l’estimation des économies potentielles par rapport aux coûts engagés pour leur réalisation. C’est la mesure continue de l’efficacité des principales mesures du rendement qui est essentielle à la bonne gestion et à la réalisation des bénéfices escomptés. Ainsi, la mesure du ROI est probablement une condition préalable à l’approbation des projets et le seul moyen de démontrer le succès et d’identifier les problèmes suffisamment tôt pour les gérer efficacement.

bénéfices e-procurement

La mesure du ROI stimule le comportement et est un élément clé de la réussite d’un projet achat. Elle est tout aussi pertinente pour des projets déjà en cours. L’uniformité, la discipline et l’exactitude doivent être appliquées pour obtenir des résultats significatifs.

La mesure du ROI fournit une contribution nouvelle et fiable aux processus d’approvisionnement et présente une image précise des achats comme base pour une meilleure gestion, quel que soit le point de départ de l’organisation.

Afin de calculer les bénéfices récurrents, les principaux facteurs d’économie doivent être identifiés et mesurés. Les principaux gains de l’e-procurement sont les transactions, le paiement, les informations et les avantages en termes de prix.

Ces gains sont interdépendants, chacun d’entre eux permettant aux autres d’assurer la prestation des fournisseurs. L’interaction entre eux est importante, ce qui implique que la concrétisation de bénéfices tangibles sous la forme d’une réduction des coûts est renforcée à chaque négociation successive par l’interaction croissante des facteurs de gains.

Il en résulte que l’e-procurement améliore les négociations ultérieures avec un fournisseur en donnant lieu à une augmentation du volume d’affaires et à des gains d’efficacité dans les transactions.

E-procurement : quels facteurs de gains pour le ROI ?

Les principales mesures qui démontreront un retour sur investissement (ROI) dans l’e-procurement sont :

  • les avantages tangibles de l’e-procurement (directement mesurables) qui sont nécessaires pour accroître la valeur pour les actionnaires et ainsi obtenir leur approbation, comme les économies de prix et la réduction des coûts de processus ;
  • les avantages accessoires de l’e-procurement (avantages indirects) dont l’effet direct sur les flux de trésorerie peut être difficile à quantifier avec précision (c.-à-d. le temps individuel libéré grâce à des processus plus efficaces), mais peut très bien être un indicateur des progrès réalisés ;
  • les avantages intangibles de l’e-procurement qui ne sont pas directement mesurables en termes financiers. Il est important de ne pas confondre les avantages « accessoires » qui sont mesurables avec des avantages intangibles, simplement parce que la mesure peut être plus difficile. Les avantages intangibles comprennent :
    • Le changement culturel : reconnaissance des Achats Stratégiques comme un facteur de différenciation à long terme sur le marché, changement d’attitude de l’utilisateur final, et facilité de mise en œuvre de processus internes au niveau mondial ;
    • La Digitalisation Achat : l’e-procurement est considéré comme un pas vers de nouveaux projets à valeur ajoutée ;
    • L’approbation financière de toutes les dépenses : capacité de s’assurer que toutes les dépenses respectent les normes de l’organisation ;
    • Une grande visibilité de la performance des fournisseurs : retour d’information  » en direct  » de l’utilisateur final aux acheteurs.

Il est également important de ne pas  » compter deux fois  » les avantages qui peuvent être obtenus par d’autres moyens, comme la centralisation des achats autour d’un progiciel de gestion intégré (PGI ou ERP). Afin de distinguer les économies réalisées au titre de l’e-procurement de celles réalisées grâce à d’autres pratiques optimales en matière d’achats, le système de mesure doit faire la distinction entre les économies de type « business as usual » et celles directement attribuables à la mise en œuvre du système e-procurement.

Un bon achat stratégique, par exemple, facilitera la réalisation des bénéfices de l’e-procurement en s’assurant que des contrats solides sont en place avec les fournisseurs. Le corollaire de cette approche est que le projet de Digitalisation Achat ne devrait pas avoir à supporter le coût d’un système ERP avec lequel il coexistera presque systématiquement via des interfaces.

Comment mesurer le ROI du e-Procurement ?

Une fois que les principaux facteurs d’économie ont été identifiés et que la portée des dépenses applicables a été convenue, un processus de mesure doit être établi pour extraire les Indicateurs Clefs de Performance (KPIs). Ceci nécessite d’organiser les informations :

  • Définir l’objectif de retour sur investissement (ROI) à atteindre ;
  • Etablir une base de référence à partir de laquelle il sera possible de suivre le ROI ;
  • Mesurer les gains tangibles et accessoires pour chaque avantage identifié ;
  • Clarifier les processus par lequel les données peuvent être extraites ;
  • Prévoir la fréquence à laquelle ces indicateurs devront être mesurés ;
  • Mesurer les bénéfices ;
  • Gérer les risques associés au e-Procurement.

Bien qu’il soit relativement facile pour les responsables des achats de faire des estimations des avantages potentiels par rapport à chaque processus, il est beaucoup plus difficile de mesurer le ROI réel. Lors du calcul des bénéfices de l’e-procurement, les économies représentent un mélange de gains financiers directs et de gains indirects non mesurables, dont certains ne sont pas liés à l’e-procurement. Comme nous l’avons mentionné précédemment, il est important de séparer les gains tangibles (Hard Saving) des autres bénéfices de l’e-procurement, même si les méthodes de mesure peuvent être subjectives.

1. Tableau de bord des bénéfices et base de données

Afin de collecter et de centraliser le suivi des économies réalisées grâce à l’e-procurement, un processus de saisie des économies doit être mis en place. Une partie de ces économies peut être attribuée aux activités courantes et une autre partie aux achats électroniques. Cette information devrait être recueillie, validée, enregistrée de façon centralisée dans une base de données et faire l’objet d’un rapport périodique. Il faut des directives claires sur la façon dont ces économies seront réalisées. Par exemple, seront-ils retirés des résultats nets des départements ou seront-ils réaffectés à d’autres budgets ? Il y a un risque que si elles sont simplement enregistrées, elles ne se matérialisent jamais en gains financiers tangibles.

2. Analyse des dépenses

Un outil d’analyse des dépenses permet aux Acheteurs de cartographier précisément les données sur les dépenses afin de fournir des informations pertinentes. Par le passé, ces données provenaient de l’information contenue dans les ERP ou des comptes fournisseurs. La qualité des données inhérente aux transactions via la solution e-procurement permettra aux Acheteurs d’accéder directement à ces données via leurs modules Décisionnels Achats.

3. Intelligence des données

L’Intelligence des données est un terme général qui désigne les sources d’information mises à la disposition des Acheteurs pour les aider à trouver l’information dont ils ont besoin. L’organisation des données comprendra des renseignements sur les fournisseurs, des fils d’actualités, une base de données sur les contrats, des enquêtes sur les fournisseurs, des enquêtes sur la satisfaction des clients et des données transactionnelles telles que le nombre de litiges.

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