La mise en place d’une solution e-procurement est devenue incontournable dans de plus en plus d’entreprises pour digitaliser la chaîne d’approvisionnement. Les fonctionnalités d’un outil e-procurement permettent d’optimiser le processus d’approvisionnement des commandes même les plus complexes et stratégiques, améliorer les interactions avec les fournisseurs et suivre efficacement une grande quantité des commandes.

Portail e-procurement : comment ça marche ?

Un portail e-procurement est une solution informatique qui permet de digitaliser le processus d’achat. Il est la combinaison d’un portail fournisseur et d’un logiciel d’approvisionnement interne.

portail e-procurementLe portail fournisseur conserve et organise toutes les données relatives aux fournisseurs et facilite l’accès à ces informations, il permet aussi une communication rapide, fluide et efficace avec les fournisseurs. Le portail fournisseur va, à la fois chercher des informations publiques, récupérer les informations de l’ERP et solliciter les fournisseurs pour qu’ils complètent leurs informations et déposent leurs documents.

Le logiciel d’approvisionnement est l’outil dans lequel les employés expriment leurs besoins, leurs projets, leurs prévisions d’achats. Les demandes sont acheminées au service des achats et soumises à des procédures d’approbation digitalisées. Enfin, celles qui ont été approuvées se transforment en commandes et sont traitées par les acheteurs ou sont achetées directement auprès de fournisseurs. Les clients internes consultent des catalogues Punch Out ou Hebergés et peuvent également consulter les fournisseurs référencés par l’acheteur.

Combinant les fonctionnalités d’un portail fournisseur et d’un logiciel d’approvisionnement, un outil e-procurement regroupe tous le processus achat en un seul endroit, ce qui permet de multiplier les avantages que vous obtenez de ces deux éléments séparément et d’en trouver d’autres : coopération plus étroite avec les fournisseurs, meilleure prévision de la demande, achats automatisés, meilleurs suivies des commandes. Une solution e-procurement permet donc un approvisionnement plus efficace, avec moins d’erreurs, des conditions tarifaires négociées et une meilleure efficacité de tous les acteurs.

Les avantages à digitaliser votre processus achat dans un logiciel e-procurement

Voici les avantages que vous obtenez lorsque vous digitalisez vos processus d’approvisionnement dans un outil e-procurement SaaS sécurisé, performant et adapté à vos besoins :

1. Augmentez la diversité des fournisseurs

Une solution e-procurement simplifie la participation des nouveaux fournisseurs. Un formulaire d’auto-inscription vous permet d’obtenir toutes les informations importantes sur un fournisseur potentiel en une seule fois et avec moins d’efforts. Un formulaire bien conçu avec des champs obligatoires bien pensés aide à engager les bons fournisseurs. L’automatisation des rappels et les outils statistiques vous permettent de suivre plus de fournisseurs et détecter d’avantages opportunités

Une solution e-procurement permet de travailler facilement et simultanément avec un plus grand nombre de fournisseurs. Quel que soit le nombre de fournisseurs que vous avez engagé, via un moteur de recherche, le portail établit en quelques secondes une liste restreinte des fournisseurs les plus appropriés à votre besoin. Vous pouvez définir de multiples critères : famille d’achat, marque, prix, type d’activité (MBE, fournisseur local, éco fournisseur), localisation, conditions de paiement et de livraison, etc. Par conséquent, le portail vous dispense de gérer manuellement d’énormes volumes de données. La gestion de plusieurs appels d’offres et accords devient plus facile. Des alertes automatiques vous permettent de vous tenir au courant de toutes les dates critiques, par exemple l’expiration des contrats, le calendrier des paiements et des soumissions.

2. Evaluez vos fournisseurs pour choisir le bon

Evaluation fournisseursUn outil e-procurement est pratique pour l’évaluation préalable des fournisseurs. En un seul clic, le profil du fournisseur affiche toutes les informations pertinentes (y compris les appels d’offres auxquels le fournisseur a participé, les contrats signés, les échéanciers de paiement, les bons de commande, les factures, etc.)

La description détaillée de la fiche fournisseur peut inclure n’importe quels indicateurs importants pour votre entreprise. Il peut s’agir d’un ensemble de marqueurs généraux datant de plusieurs années, de recommandations, des remises disponibles (contractuelles, saisonnières, spécifiques à une commande, etc.) et du support après-vente. Vous pouvez également configurer le profil pour couvrir des informations spécifiques. Pour faciliter l’évaluation des fournisseurs, le portail vous fournit la note globale du fournisseur calculée sur la base de sa dernière évaluation de performance et permet de suivre l’historique des interactions précédentes. De plus, il est possible dans la solution e-procurement de consulter et même d’extraire tous les documents concernant les fournisseurs. La collecte de certains documents devient beaucoup plus simple ce qui permet de travailler avec plus de fournisseurs.

3. Centralisez vos catalogues

La mise en place d’une solution e-procurement permet de réunir l’ensemble des catalogues dans un seul espace de commande et mettre sous contrôle les tarifs appliqués par les fournisseurs. Pour rendre plus accessible un large panel de produit, l’acheteur peut intégrer dans la plateforme des catalogues Punch out ou Hébergés mis à disposition par ces fournisseurs. L’intégration de catalogueurs comme Tarrifeo ou de marketplace tel qu’Amazon permet de couvrir un large panel de produit. En intégrant ces catalogues dans un outil paramétré sur-mesure, l’acheteur peut mettre sous contrôle un panel de famille d’achat beaucoup plus large tout en laissant beaucoup plus de liberté au client interne.

Les mises à jour de ces catalogues peuvent se faire par le fournisseur ou par l’entreprise directement dans le portail e-procurement, le fournisseur dispose son propre accès pour mettre à jour ces informations dont les catalogues. Ces mises à jour génèrent une alerte pour l’acheteur et peuvent rentrer dans un circuit de validation digitalisé.

4. Obtenez de meilleurs prix

Les commandes passées par toutes les personnes de l’entreprise, passent toujours par le panier d’achat et sont centralisées sur le fournisseur choisi par l’acheteur. Ainsi, vous vous assurez de mutualiser les commandes de l’organisation ou de ses différents sites et obtenez la possibilité d’obtenir des rabais de volume importants. Et grâce aux outils de reportings et d’analyse des dépenses, vous pouvez facilement identifier les familles d’achats ou les produits sur lesquels vous pouvez centraliser sur un fournisseur et mieux négocier les prix.

De plus, la solution e-procurement vous fournit d’autres arguments pour négocier les prix bas. Vous pouvez facilement mettre en avant :

  • Coopération de longue durée – en intégrant le fournisseur à la plateforme il s’assure d’être un partenaire privilégié sur le long terme.
  • Coopération rentable – vos fournisseurs obtiennent des informations plus précises et plus pertinentes sur la demande et peuvent planifier leur processus de production de manière plus intelligente.

5. Automatisez vos processus

automatiser achatsLa principale source de gain d’une solution e-procurement est l’automatisation des échanges et de la collecte d’information. En connectant la solution e-procurement à l’ERP de l’entreprise, vous économisez la ressaisie des informations, évitez les erreurs et sautez des étapes vers la création du bon de commande. Votre solution transforme votre panier ou votre devis en bon de commande en quelques secondes. Les approbateurs reçoivent ensuite les emails leurs demandant de valider la demande, les fournisseurs à leur tour reçoivent le bon de commande puis la demande d’accusé de réception de commande. Il n’est plus nécessaire de relancer sans fin les fournisseurs, la solution e-procurement automatise l’envoi des emails et vous donne une vision claire sur l’ensemble des demandes et commandes en cours.

La réception puis le suivi des factures se feront aussi dans la solution e-procurement, vous identifieriez rapidement les commandes en attente de livraison et éviterez de réaliser trop tard qu’un produit indispensable n’a pas été reçus. Les alertes sur les préavis des contrats ou sur l’expiration des documents seront envoyé directement par email au responsable évitant le partage et l’entretien d’un fichier Excel souvent mal mis à jour et difficile à lire.

 

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